EL CICLO CONTABLE
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información. (Art. 46, D. 2649/93).
El Ciclo Contable muestra todo el proceso del sistema de información y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:
· Recolección de los documentos soportes externos e internos,
· Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones,
· Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad,
· Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal,
· Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual o sistematizada.
Ciclo contable soportes y libros
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| 1. Soportes externos | | 1. Soportes internos | ||||
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| | 2. Codificación de soportes internos | |||||
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| | 3. Comprobante de Contabilidad | | ||||
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| 4. Libro Diario | | 4. Libros Auxiliares | ||||
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| 4. Libro Mayor y Balances | | 4. Control de existencias | ||||
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| | 5. Balance de comprobación | | ||||
En la contabilidad sistematizada el comprobante de contabilidad lo elabora el mismo programa de contabilidad.
| Operaciones, Soportes y Verificaciones | ||
| Operaciones | Soportes de contabilidad | Verificación |
| Aportes sociales | Recibos de caja | Arqueos de caja |
| Cuenta bancaria Consignaciones Notas bancarias | Nota de contabilidad | Conciliación Bancaria |
| Caja menor Reembolsos | Comprobante de pago | Arqueo de caja menor |
| Compra de activos Baja de activos | Nota de contabilidad | |
| Liquidación activos | Nota de contabilidad | Cédulas Liquidación |
| Compra mercancía | Facturas de compras Notas de contabilidad Comprobantes de pago | Inventario físico |
| Devolución compras | Notas de contabilidad | |
| Venta mercancía | Recibo de caja Factura de ventas Notas de contabilidad | Inventario físico |
| Devolución ventas | Notas de contabilidad | |
| Cobro cartera | Recibo de caja | Circularización cartera |
| Provisión cartera | Notas de contabilidad | Cédula de cartera |
| Gastos administrativos | Nota de contabilidad Comprobante de pago | Causación gasto |
| Gastos de venta | Comprobante de Egreso | |
| Gastos anticipados | Comprobante de Egreso | Amortización |
| Liquidación gastos | Nota de contabilidad | |
| Pago a empleados | Nomina de empleados Comprobante de pago | Contratos de trabajo |
| Pago retenciones nómina de empleados | Comprobante de pago | Certificados Paz y Salvo |
| Liquidación empleados | Notas de contabilidad Comprobante de Egreso | |
| Pago de impuestos | Declaración IVA Declaración ICA Declaración renta Comprobante de Egreso | Normas tributarias |
| Otros ingresos | Recibo de caja | |
| Préstamos | Pagarés, Letras Recibo de caja Comprobante de Egreso | Tabla de amortización |
| Intereses | Notas de contabilidad | Causación intereses |
| COMPROBANTE DE CONTABILIDAD | ||
Soportes internos y externos: la contabilidad está compuesta por una serie de soportes que emiten los particulares en las relaciones comerciales y los internos y externos con los cuales la empresa legaliza las operaciones.
Codificación: consiste en tomar cada documento soporte, analizar la operación y definir un código de cuenta de acuerdo al plan único de cuentas.
Comprobante de contabilidad: comprende el resumen de todos los documentos soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos:
El primer paso consiste en recolectar todos los documentos soportes para ordenarlos por grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente económico para un período contable.
Luego, mediante el análisis de las operaciones contenidas en cada soporte se le da un código, tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción, que servirán para acumular en el Comprobante de Contabilidad toda la información de igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan único de cuentas y segundo aplicar la regla de oro de la contabilidad.
El tercer paso, requiere hacer el resumen de todos los soportes que contienen operaciones comunes, en el Comprobante de Contabilidad en forma detallada cada cuenta que fue afectada del activo, pasivos, gastos e ingresos y las subcuentas, en un período contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que exija la empresa.
El quinto paso es la obtención del balance de prueba o de comprobación, tomando tanto los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control o de los libros auxiliares (derecha del gráfico inicial), como del libro Mayor (Los saldos de las cuentas Reales y Nominales). El balance se plantea en la hoja de trabajo, para su posterior análisis de cuentas y razones y omisiones para determinar los ajustes contables y luego el cierre contable que se detallará más adelante.
En el sexto paso se procede a la validación de la información contable del balance de comprobación de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y su correspondiente racionalización de operaciones y registros para darle confiabilidad a la información.
· El séptimo paso detecta los errores u omisiones que se hayan podido cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes de reconocimiento de gastos e ingresos, así mismo se procede a calcular las depreciaciones y amortizaciones. El resultado de éste proceso es el balance ajustado.
En el octavo paso se hace el cierre de las cuentas operacionales tanto de ingresos como de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas nominales de saldo débito se cierran al crédito y las cuentas de saldo crédito se cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la utilidad del ejercicio que va directamente al patrimonio de los asociados.
El sistema de contabilidad elabora las depreciaciones en forma automática con el respectivo comprobante; los demás ajustes de corrección o errores se ingresan como operaciones del período a la computadora.
Ciclo contable: hoja de trabajo
| | 5. Balance de Comprobación | | ||||||||||
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| | 6. Hoja de trabajo del Balance y Estado de resultados | | ||||||||||
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| 7. Notas de Contabilidad Ajustes contables | | 8. Notas de Contabilidad de Cierre | ||||||||||
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| | 9. Comprobante de Contabilidad | | ||||||||||
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| 10. Libros principales | | 10. Libros auxiliares y de Control | ||||||||||
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| | 11. Balance General y Estado de Resultados | | ||||||||||
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| | 12. Libro de Inventarios | | ||||||||||
El noveno paso en el sistema manual, tanto los registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se llevan en notas de contabilidad débito o crédito y éstas a su vez se resumen en el Comprobante de Contabilidad. En la contabilidad sistematizada existe un proceso de cierre de operaciones mensual o anual que facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado. Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierres mensuales, pues permiten en cualquier momento hacer registros en cualquier mes y en forma inmediata actualizar la información y edita balances de comprobación y generales mediante un proceso temporal cuya diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la cuenta de utilidad o pérdida.
En el décimo paso, el ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad de ajustes contables y cierre del período con los respectivos registros de libros auxiliares y principales para dejar la huella o historia de las operaciones de ajustes y cierre del período contable.
En el once paso con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros, culmina la elaboración del BalanceGeneral y el Estado de Resultados tomados del libro Mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento del cierre contable y que se constituyen en la base para elaborar los demás estados financieros básicos, como son Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, Estado de flujos de efectivo y los Estados financieros consolidados siempre y cuando se tengan inversiones en subordinadas, los cuales requieren la elaboración de hojas de trabajo especiales, sin embargo los paquetes sofisticados traen los procedimientos necesarios para este objetivo.
Por último se registra el libro de inventarios con detalla de todos los bienes, derechos que posea y las obligaciones con tercero debidamente sustentados en documentos a cargo del ente económico el cual se expone más adelante al igual que otros procedimientos particulares.
Pretender eludir el proceso del ciclo contable es correr el riesgo de cometer errores y que la contabilidad sea tachada de inconsistente por carencia de documentos soportes que prueben los registros de contabilidad. Por esta razón, ella debe exhibir unos registros que puedan ser verificables en cualquier tiempo al igual que suplir la prueba judicial ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada.
La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía para la elaboración de la declaración de renta, de timbre nacional y de Industria y Comercio, tableros y avisos, porque en cualquier momento la Administración de Impuestos Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoria rigurosos y exigentes y encontrar omisiones por incumplimiento de normas tributarias que van en contra de la empresa, lo que hace onerosa la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la Administración de Impuesto y de Hacienda Municipal hace inspecciones oculares a los libros de contabilidad para comprobar la veracidad de los impuestos.
ETAPAS DEL CICLO CONTABLE: Consta de 3 partes:
APERTURA: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el balance general inicial y comprobante diario de contabilidad (apertura), que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
RESUMEN
MOVIMIENTO: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte, que permite su registro en el comprobante de diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y en libros. Al final se elabora el balance de prueba.
CIERRE: En esta etapa se elaboran: El comprobante de Ajustes: registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
La Hoja de Trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros, Balance General y Estado de Resultados.
Comprobante de cierre: se elabora anualmente para cancelar las cuenteas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares.
ESQUEMA DEL CICLO CONTABLE
