CONCEPTO DE AJUSTES
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
CLASES DE AJUSTES
Ajustes ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
· Caja
· Bancos
· Provisiones y deudas de difícil cobro
· Inventario de mercancías
· Activos Fijos
· Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
· Ingresos recibidos por anticipado
· Ingresos por cobrar
· Costos y gastos por pagar
· Provisiones para obligaciones laborales
AJUSTES A LA CUENTA CAJA OCASIONADOS POR ARQUEO
Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo de caja, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:
· Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.
Ejemplo 1: El cajero pagó servicios de cafetería por $60.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS | DEBE | HABER |
GASTOS DIVERSOS | 60.000 | |
Elementos de Aseo y Cafetería | ||
Caja | 60.000 | |
Caja General |
Ejemplo 2: El cajero consignó 500.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
BANCOS | 500.000 | |
CAJA | 500.000 |
· Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de más
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.
Ejemplo 3: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $100.000
Asiento de Ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES | 100.000 | |
Responsabilidades | ||
CAJA | 100.000 | |
Caja General |
El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:
· Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo4: El cliente HUGO CASTILLO abona $170.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
Asiento de Ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
CAJA | 170.000 | |
Caja General (Sobrante) | ||
CLIENTES | 170.000 | |
Hugo Castillo |
AJUSTES A LA CUENTA BANCOS,
Ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:
· Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.
· Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.
En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:
Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos, por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.
Ejemplo: En el extracto del BANCOLOMBIA aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.
Asiento de ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
GASTOS DIVERSOS | 12500 | |
Útiles, papelería y fotocopias | ||
BANCOS | 12500 | |
Bancolombia |
Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.
Ejemplo: En el extracto de BANCOLOMBIA aparece nota crédito por valor de $350.000, correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada por la empresa.
Asiento de ajuste:
CUENTA | DEBE | HEBER |
BANCOS | 350.000 | |
Bancolombia | ||
CLIENTES | 350.000 | |
Diego Pérez |
AJUSTE POR PROVISIÓN CARTERA O ESTIMADO PARA DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO
El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.
Cartera: el análisis a las cuentas por cobrar se hace clasificándola de acuerdo a su fecha de vencimiento, así: en cartera no vencida (0-90 días) el 0%, sobre la cartera vencida entre 91 a 180 días el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 días el 10% y a la cartera vencida de más de 360 días el 15%.
Además la cartera vencida mayor de un año se reclasifica como incobrable y se le da poder al cobrador si es de menor cuantía $500.000, caso contrario el poder es para el profesional del derecho para que realice el respectivo cobro judicial. En el presente caso no se encontró cartera vencida.
Los errores y omisiones más frecuentes, son:
· Cartera de empleados en clientes.
· Cuentas de socios en clientes.
· Falta de provisiones.
· Cartera totalmente vencida.
Provisión general: Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
} Entre 3 y 6 meses de vencidas
} Entre 6 y 12 meses de vencidas
} Más de 12 meses de vencidas
Supongamos que la empresa EL PORTAL LTDA. Tiene los siguientes valores de cartera vencida:
} Entre 3 y 6 meses $10.000.000
} Entre 6 y 12 meses $ 6.000.000
} Más de 12 meses $ 4.000.000
10.000.000*5% = $ 500.000
6.000.000*10% = $ 600.000
4.000.000*15% = $ 600.000
TOTAL PROVISIÓN $ 1.700.000
CUENTAS | DEBE | HABER |
519910 PROVISION DEUDORES | 1.700.000 | |
139905 PROVISION CLIENTES | 1.700.000 |
AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN LAS EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE:
Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:
Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.
Ejemplo: al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $250.000
Asiento de Ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA | ||
(sobrante de mercancías en inventario) | 250.000 | |
COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR | ||
(Sobrante de mercancías en inventario) | 250.000 |
Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:
Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos.
Asiento de Ajuste:
CUENTA | DEBITO | CREDITO |
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR | 245.000 | |
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA | 245.000 |
Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista.
Asiento del Ajuste.
CUENTA | DEBER | HABER |
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES | ||
Otros (almacenista) | 500.000 | |
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA | ||
(faltante en inventario físico) | 500.000 |
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:
ACTIVO DEPRECIABLE | VIDA UTIL | % DEPRECIACION ANUAL |
Construcciones y edificaciones | 2O años | 5% |
Maquinaria y equipo | 10 años | 10% |
Equipo de oficina | 10 años | 10% |
Equipo de computación | 5 años | 20% |
Flota y equipo de transporte | 5 años | 20% |
La Propiedad planta y equipo: es objeto de análisis para aplicar la depreciación debido al uso o deterioro o desgaste por la producción de renta que genera.
Algunos errores u omisiones:
· Falta depreciar activos.
Depreciación: es un gasto equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia que sufre un bien por el uso en la producción de la renta.
Existen vario métodos de depreciación el más común es el de la línea recta que consiste en dividir el bien ajustado por el número de días o años de vida útil. Los resultados se contabilizan en notas de contabilidad.
Cuota de depreciación del ejercicio.
Ejemplo: A finales del mes de febrero se adquiere Muebles y Enseres para uso de empresa por valor de $12.000.000, como la contabilidad que se realiza es la del mes de Marzo, se toma la base de depreciación y se divide por el tiempo de vida útil que para muebles y enseres es de 120 meses, o sea, 10 años.
Se realiza la tabla de amortización para el 2011.
Mes | Concepto | | Costo Histórico | Cuota de Depreciación | | Depreciación Acumulada |
Marz | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 100.000 |
Abr | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 200.000 |
May | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 300.000 |
Jun | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 400.000 |
Jul | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 500.000 |
Ago | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 600.000 |
Sep | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 700.000 |
Oct | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 800.000 |
Nov | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 900.000 |
Dic | Saldo | | 12.000.000 | 100.000 | | 1000.000 |
Para este primer mes de actividad operativa se contabilizará la cuota de depreciación.
Código | Cuentas | Débitos | Créditos |
526015 | Equipo de oficina | 100.000 | |
159215 | Equipo de oficina | | 100.000 |
Registra la cuota de depreciación, en la nota de contabilidad |
Para los siguientes meses debe tener en cuenta los siguientes registros de contabilidad.
Código | Cuentas | Débitos | Créditos |
526015 | Equipo de oficina | 100.000 | |
159215 | Equipo de oficina | | 100.000 |
Registra la cuota de depreciación, en la nota de contabilidad |
AJUSTE POR AMORTIZACIÓN ACTIVOS DIFERIDO
Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.
Ejemplo: del 16 de junio de 2011 BANCOLOMBIA concede un préstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortización a 30 de junio será:
Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000
Tiempo de amortización:
Lapso entre el 16 y el 30 de junio: 15 días
Valor de la amortización en 15 días: $50.000
Asiento de ajuste
CUENTAS | DEBE | HABER |
FINANCIEROS | ||
Intereses | 50.000 | |
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO | 50.000 | |
Intereses |
AJUSTE POR AMORTIZACIÓN DE PASIVOS DIFERIDOS
Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
Ejemplo: el 1 de julio de 2011 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de julio de 2011, Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento de una oficina.
Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste
Asiento de Ajuste
CUENTA | DEBE | HABER |
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPÁDO | ||
Arrendamiento | 500.000 | |
ARRENDAMIENTOS | ||
Construcciones y Edificios | 500.000 |
AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor JONATAN CHAVÉZ, No ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.
Asiento de Ajuste:
CUENTA | DEBE | HABER |
INGRESOS POR COBRAR | ||
Arrendamientos | 900.000 | |
Jonatán Chávez | ||
ARRENDAMIENTOS | ||
Equipo de Oficina | 900.000 |
AJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes el pago de los servicios públicos y registra los siguientes servicios: energía por $290.000, acueducto por $110.000 y teléfono por $290.000
Asiento de ajuste
CUENTA | PARCIAL | DEBE | HABER |
SERVICIOS | 600.000 | ||
Acueducto y alcantarillado | 110.000 | ||
Energiza eléctrica | 290.000 | ||
Teléfono | 200.000 | ||
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR | 600.000 | ||
Servicios públicos | 600.000 |
AJUSTE PARA OBLIGACIONES LABORALES
Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajustes por este concepto.
1. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros
2. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos.
Ejemplo: el 31 de diciembre de 2010, se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as:
Prestaciones Sociales | Valor Liquidación | Valor Libros | Valor Ajuste | |
a. Cesantías | 1.384.720 | 1.118.470 | 266.250 | |
b. Intereses Sobre cesantías | 166.166 | 112.890 | 53.276 | |
c. Vacaciones | 120.840 | 130.700 | -9.860 |
Contabilizar ajustes
CUENTA | DEBE | HABER |
a) | ||
GASTOS DE PERSONAL | ||
Cesantías | 266.250 | |
PARA OBLIGACIONES LABORALES | ||
Cesantías | 266.250 | |
para obligaciones laborales | ||
Cesantías | 1.384.720 | |
CESANTIAS CONSOLIDADAS | 1.384.720 |
CUENTA | DEBE | HABER |
b) | ||
GASTOS DE PERSONAL | ||
intereses sobre cesantías | 53.276 | |
PARA OBLIGACIONES LABORALES | ||
intereses sobre cesantías | 53.726 | |
PARA OBLIGACIONES LABORALES | ||
intereses sobre cesantías | 166.166 | |
INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS | 166.166 |
CUENTA | DEBE | HABER |
PARA OBLIGACIONES LABORALES | ||
Vacaciones | 9.860 | |
GASTOS DE PERSONAL | ||
Vacaciones | 9.860 | |
PARA OBLIGACIONES LABORALES | ||
Vacaciones | 120.840 | |
VACACIONES CONSOLIDADAS | 120.840 |