LIBROS DE CONTABILIDAD
Son aquéllos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes económicos.
CLASES DE LIBROS
Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soportes contables, deben registrar esas transacciones en los libros Auxiliares y libros obligatorios y cumplir con algunas formalidades y exigencias de tipo legal, establecidas en el código de comercio, estatuto tributario, decreto 2649/93 entre otros.
LIBROS PRINCIPALES U OBLIGATORIOS
Llamados también mayores, son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes, y en los cuales se registran en forma resumida las operaciones mercantiles que realizan durante un periodo determinado.
De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:
- LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
- LIBRO DIARIO COLUMNARIO
- LIBRO MAYOR Y BALANCES
- ACTAS DE ASAMBLEAS (SOCIEDADES)
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS CONTABLES
Los libros contables les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el estado, llevar una información adecuad, oportuna y precisa de todas las operaciones comerciales realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones por los dueños o administradores.
Los libros de contabilidad y los documentos soportes constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del estado.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS
El código de comercio prohíbe:
- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros o continuación de los mismos.
- Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.
- Borrar, tachar en todo o en parte, los registros.
- Arrancar las hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.
EFICACIA PROBATORIA: Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones por los dueños o administradores.
Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como las entidades de vigilancia y control del estado.
LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES:
Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de cada uno de los siguientes ejercicios.
Su manejo será de una sola vez por año, en él se resume el balance general en una fecha terminada, final del ejercicio es decir a 31 de diciembre de cada año y presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma global.
Este libro debe tener 5 columnas con las siguientes características:
- Primera Columna: Código de las Cuentas y Subcuentas.
- Segunda Columna: Para el nombre de las Cuentas.
- Tercera Columna: Corresponde a los parciales de las Subcuentas.
- Cuarta Columna: Corresponde al valor del saldo de las Cuentas Débito.
- Quinta Columna: Corresponde al valor del saldo de las Cuentas Crédito.
Para las cuentas que manejan gran relación de Ítem, es aconsejable colocar una nota al margen, y explicar que tienen anexos o relación aparte. (Clientes, Proveedores e Inventarios)
LIBROS AUXILIARES:
Son libros que sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores.
El número de cuentas auxiliares por utilizar va de acuerdo a la necesidad de la empresa de tener más detalle de cada transacción. Se deben llevar libros auxiliares para cuentas como: Caja, Bancos, Clientes, Inventarios, Proveedores, Ingresos etc.
Este libro está diseñado de la siguiente manera:
- Primera Columna: Para anotar la fecha de la transacción.
- Segunda Columna: Para anotar el detalle de cada transacción.
- Tercera Columna: El número del Comprobante.
- Cuarta Columna: Para registrar los movimientos débitos.
- Quinta Columna: Para registrar los movimientos créditos.
- Sexta Columna: Para determinar los saldos de las cuentas.
Estos libros cuando el proceso de registro es manual pueden llevarse en hojas sueltas o empastadas.
LIBRO DIARIO COLUMNARIO:
En este libro se registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances, cuando el proceso contable se hace manualmente.
Una de las principales características es el del diseño en columnas dobles, para registrar en ellas los valores débitos y créditos que resultan del resumen de las transacciones. El numero de columnas varía de acuerdo a las necesidades y el numero de cuentas que se utilizan en la contabilidad de la empresa.
Este libro está diseñado de la siguiente manera:
- Primera Columna: Corresponde al año de las operaciones.
- Segunda Columna: Para la Descripción o Detalle
- Tercera Columna: Para el número del Comprobante.
- Cuarta Columna: A partir de esta, en columnas dobles para registrar los saldos débitos y créditos de cada cuenta.
Al final del libro encontraran una columna amplia para registrar las cuentas varias de menor movimiento. Las columnas anteriores a esta, se utilizan para las cuentas de mayor movimiento.
MANEJO DEL LIBRO: En orden consecutivo se registran los comprobantes de resumen o de diario, correspondiente a las operaciones de cada periodo, anotando los valores débitos o créditos de las cuentas mayores.
Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos o créditos para trasladarlos al libro Mayor y Balances.
LIBRO MAYOR Y BALANCES:
En este libro se registra la información contable provenientes del libro diario columnario.
Este libro está diseñado de la siguiente manera:
- Primera Columna: Para anotar el Código de las Cuentas.
- Segunda Columna: Para el nombre de las Cuentas.
- Tercera Columna: Debe ser doble para anotar los saldos anteriores, tanto débitos como créditos.
- Cuarta Columna: Debe ser doble para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes, trasladados del libro diario columnario.
- Quinta Columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos débitos y créditos de las cuentas, teniendo en cuanta su naturaleza
MANEJO DEL LIBRO: Se traslada del libro diario la suma de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del mayor en la columna de movimiento del mes. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente, así:
- A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento débito y se les resta el crédito del mes, y se obtiene un nuevo saldo que será débito en condiciones normales.
- A las cuentas cuyo saldo anterior sea crédito, se les suma el movimiento crédito y se les resta el débito del mes, y se obtiene un nuevo saldo que será crédito en condiciones normales.
- Las cuentas que no tiene movimiento durante el mes pasan al mes siguiente con el mismo saldo.
- Las cuentas que no tiene movimiento anterior, pero tienen movimiento durante el mes, su saldo será la diferencia entre el débito y el crédito.
- Una vez efectuado este proceso, se suman los movimientos débitos y créditos del mes y deben dar sumas iguales. Lo mismo se hace en la columna de los nuevos saldos, que se convierten en el saldo anterior para el mes siguiente.
LIBRO FISCAL DE OPERACIONES DIARIAS:
Según el código de comercio, todo comerciante está obligado a llevar libros de contabilidad, según los principios y reglas que le sean aplicables, pero desde el punto de vista tributario, las personas naturales comerciantes que pertenecen al régimen simplificado en el impuesto a las ventas, no los obliga a llevar libros de contabilidad.
El régimen simplificado, en lugar de libros de contabilidad, debe llevar un libro fiscal o libro de registro de operaciones diarias, obligación que está contemplada por el artículo 616 del estatuto tributario:
Libro fiscal de registro de operaciones. Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653.
El libro fiscal, no es como se cree un sustituto o un equivalente de los libros de contabilidad. El libro fiscal es documento equivalente a la factura de venta, según lo establece el artículo 13 del decreto 380 1996:
2. LLevar un libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 616 del Estatuto Tributario. El libro fiscal de registro de operaciones diarias será documento equivalente a la factura de venta.
Tan es así que cuando se incumple en la obligación de llevar el libro fiscal, no se le aplica la sanción por libros de contabilidad, sino que se le aplica la sanción contemplada en el artículo 652, la cual hace referencia a la sanción por expedir factura sin requisitos:
Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder 950 Uvt. Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para responder.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para responder.
Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales.
El libro fiscal, al no ser un tipo de libro de contabilidad, sino un documento equivalente a la factura de venta, el contribuyente no tiene plazo alguno para entregar a los funcionarios de la Dian el libro fiscal cuando estos los soliciten.
En el caso de los libros de contabilidad, el contribuyente tiene 5 u 8 días hábiles de plazo para exhibirlos cuando así lo solicite la Dian, plazo que no cuenta cuando se trata del libro fiscal, toda vez que este se asimila a una factura de venta, la cual no tiene plazo alguno para presentarla, lo que quiere decir, que si al momento en que el funcionario solicite el libro fiscal, no se presenta, se considera esto un hecho irregular sancionable en los términos del artículo 652 del estatuto tributario.
Igualmente, el libro fiscal no puede presentar retraso alguno, pues la ley no contempla esta eventualidad, como sí la contempla en el caso de la contabilidad, en la cual se considera como hecho irregular sancionable, el presentar un retraso de más de cuatro meses. En el caso del libro fiscal, no existe ese plazo, por lo que se ha de concluir que si al momento en que la Dian haga la constatación encuentra un retraso cualquiera, ya se considera un hecho irregular, el cual puede ser sancionado según el artículo 652 del estatuto tributario.
Obligaciones de los responsables del régimen simplificado.
1. Inscribirse en el Registro Único Tributario.
2. Entregar copia del documento en que conste su inscripción en el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado, que así lo exijan.
3. Exhibir en un lugar visible al público el documento en que conste su inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.
4. Llevar el libro fiscal de registro de operaciones.
Prohibiciones para los responsables del Régimen Simplificado.
De conformidad con el artículo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del régimen simplificado no les está permitido:
- Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común.
- Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto legal alguno conforme al artículo 594 del Estatuto Tributario.
- Determinar el IVA a cargo y solicitar impuestos descontables.
- Calcular impuesto a las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.
Otras particularidades del Régimen Simplificado.
Los pertenecientes al régimen simplificado del impuesto a las ventas no están en la obligación de facturar, pero en el caso de optar por expedir factura deberá hacerlo con el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del E.T, salvo lo referente a la autorización de numeración para facturación ni software para facturar por computador.
Téngase presente que una persona natural, por pertenecer al régimen simplificado del IVA, ello no la exonera de estar obligada a llevar contabilidad mercantil cuando su actividad económica sea una actividad que a la luz del código de comercio la convierta en comerciante. Por el contrario, si la actividad económica que lleva a cabo no la convierte en comerciante en los términos del artículo 23 del C.C, en ese caso no está obligada a llevar contabilidad mercantil.
Estos comerciantes no están obligados a expedir facturas por sus operaciones, pero al finalizar cada día registraran en forma global o discriminadamente sus ingresos y costos o gastos en el libro fiscal de operaciones diarias. Además, deben conservar las facturas de compras de bienes y servicios.
El código de comercio al igual que el estatuto tributario contemplan una serie de artículos que regulan el manejo de libros de contabilidad y la obligación de los comerciantes frente a este requisito, a continuación se presentan algunos de los artículos que hacen mención a esto:
CODIGO DE COMERCIO
DECRETO 410 DE 1971
(Marzo 27/71)
Diario Oficial No. 33.339, del 16 de junio de 1971
Por el cual se expide el Código de Comercio
TITULO II.
DE LOS ACTOS, OPERACIONES Y EMPRESAS MERCANTILES
ARTICULO 20. <ACTOS, OPERACIONES Y EMPRESAS MERCANTILES -
CONCEPTO>. Son mercantiles para todos los efectos legales:
1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;
2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;
4) La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;
5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;
6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos_valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;
15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;
16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
ARTICULO 21. <OTROS ACTOS MERCANTILES>.
Se tendrán así mismos como mercantiles todos los actos de los comerciantes relacionados con actividades o empresas de comercio, y los ejecutados por cualquier persona para asegurar el cumplimiento de obligaciones comerciales.
ARTICULO 23. <ACTOS QUE NO SON MERCANTILES>. No son mercantiles:
1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2) La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor;
3) Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;
4) Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y
5) La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.
TITULO III.
DEL REGISTRO MERCANTIL
ARTICULO 26. <REGISTRO MERCANTIL - OBJETO - CALIDAD>.
El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.
ARTICULO 27. <COMPETENCIA DE LAS CAMARAS DE COMERCIO PARA LLEVAR EL REGISTRO MERCANTIL - COMPETENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO>.
El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.
ARTICULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL>.
Deberán inscribirse en el registro mercantil:
1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante;
3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante;
4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas;
5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante;
6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;
7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;
8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos mutación esté sujeta a registro mercantil;
9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia, y
10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
ARTICULO 31. <PLAZO PARA SOLICITAR LA MATRICULA MERCANTIL>.
La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto.
Tratándose de sociedades, la petición de matrícula se formulará por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso, y acompañará tales documentos.
El mismo plazo señalado en el inciso primero de este artículo se aplicará a las copropiedades o sociedades de hecho o irregulares, debiendo en este caso inscribirse todos los comuneros o socios.
ARTICULO 32. <CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE MATRICULA MERCANTIL>. La petición de matrícula indicará:
1) El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalle de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos, y
2) Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.
ARTICULO 33. <RENOVACION DE LA MATRICULA MERCANTIL - TERMINO
PARA SOLICITARLA>.
La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
ARTICULO 37. <SANCIONES POR EJERCICIO DEL COMERCIO SIN REGISTRO MERCANTIL>.
La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos (1), que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales.
La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.
(1). ARTÍCULO 11. FUNCIONES ESPECIALES DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROMOCION DE LA COMPETENCIA.
Art. 5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.
ARTICULO 38. <SANCIONES POR FALSEDAD EN LA SOLICITUD DEL REGISTRO MERCANTIL>.
La falsedad en los datos que se suministren al registro mercantil será sancionada conforme al Código Penal. La respectiva cámara de comercio estará obligada a formular denuncia ante el juez competente.
ARTICULO 39. <PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO>.
El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:
1) En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y
2) En un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.
TITULO IV.
DE LOS LIBROS DE COMERCIO
CAPITULO I.
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE
ARTICULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>.
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.
Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
ARTICULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>.
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.
ARTICULO 50. <CONTABILIDAD - REQUISITOS>.
La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
ARTICULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA CONTABILIDAD>.
Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
ARTICULO 52. <OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIODICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL>.
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
ARTICULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD - CONCEPTO>.
En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
ARTICULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>.
El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
ARTICULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>.
El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
ARTICULO 56. <LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>.
Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del
Gobierno.
ARTICULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>.
En los libros de comercio se prohíbe:
1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
ARTICULO 58. <SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>.
La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes.
Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.
Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.
ARTICULO 59. <CORRESPONDENCIA ENTRE LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES>.
Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.
ARTICULO 60. <CONSERVACION DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCION EXACTA>.
Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
CAPITULO III.
EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO
ARTICULO 68. <VALIDEZ LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO>.
Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.
En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable.
ARTICULO 69. <CUESTIONES MERCANTILES CON PERSONAS NO COMERCIANTES>.
En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas legales.
ARTICULO 70. <VALOR PROBATORIO DE LIBROS Y PAPELES EN DIFERENCIAS ENTRE COMERCIANTES-REGLAS>.
En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;
2) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;
3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y
5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario.
ESTATUTO TRIBUTARIO
ART. 654: HABRÁ LUGAR A APLICAR SANCIÓN POR LIBROS DE CONTABILIDAD, EN LOS SIGUIENTES CASOS:
- No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos
- No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
- No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
- Llevar doble contabilidad
- No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de impuestos o retenciones.
- Cuando entre las fechas de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro meses de atraso.
